Auftragseingang automatisieren
Bestellungen kommen per E-Mail, PDF, Fax oder Telefon ins Haus und werden von Hand erfasst. Genau dieser Schritt kann ersetzt werden, ohne Eingangskanal oder Zielsystem auszutauschen.
Wann sich Auftragseingang-Automatisierung lohnt:
Das Abtippen fällt weg.
Eine zentrale Pipeline statt vier Einzelanbindungen.
Regeln, OCR und KI im selben Prozess – das Werkzeug richtet sich nach dem Format.
Manuell ist günstiger – Einrichtung und Betrieb übersteigen die Ersparnis.
Direktes EDI-Setup statt Umweg über eine Pipeline.
Erst Stammdaten klären, sonst automatisiert man Fehler stabil und schnell.
Was im Projekt entsteht
Eingangs-Pipeline für E-Mail, PDF, Scan
Bestellungen werden aus den Eingangskanälen abgeholt und vor der Verarbeitung in ein einheitliches Format gebracht. Pro Kanal genau ein definierter Weg, kein Postfach mit Spezialregeln.
Datenextraktion mit Regeln, OCR und KI
Je nach Format das richtige Werkzeug. Strukturierte PDFs über Templates, gescannte Faxe über OCR, freie E-Mails über KI mit Schemavalidierung.
Validierung und Sonderfall-Handling
Stammdatenabgleich, Plausibilitätsprüfung, klar definierte Übergaberegeln. Was nicht durchläuft, landet sichtbar und priorisiert auf einem manuellen Stack.
Übergabe ins Zielsystem
Direkter Eintrag ins ERP, CRM oder den Folgeprozess – über API, Datei oder bestehende Schnittstelle. Keine Doppeleingaben, keine manuelle Nacharbeit als Standardweg.
Dunkelverarbeitung mit Audit-Trail
Was sauber durchläuft, läuft ohne menschliche Hand durch. Jeder Schritt ist protokolliert – damit nachvollziehbar bleibt, warum eine Bestellung doppelt, falsch oder gar nicht im System steht.
Typischer Ablauf
Erstgespräch
In 20 Minuten klären wir, ob automatisierter Auftragseingang der richtige Hebel ist – oder ein anderer Schritt mehr bringt.
Use Case validieren
Welche Eingangskanäle, welche Formate, welche Sonderfälle. Wir nehmen reale Bestellungen und schauen, was tatsächlich automatisierbar ist.
Umsetzung
Pipeline, Extraktion, Validierung, Übergabe – iterativ entlang der realen Bestellungen, nicht entlang einer Vorlage.
Betrieb & Wartung
Neue Lieferantenformate, Anpassungen am Regelwerk, Monitoring der Dunkelverarbeitungsquote. Damit der Eingang stabil bleibt, wenn sich drumherum etwas ändert.
Was am Anfang meistens gefragt wird.
Müssen wir dafür unser ERP austauschen?
Nein. Die Pipeline arbeitet auf das bestehende System zu – über die Schnittstellen, die ohnehin schon da sind, oder über eine schmale Anbindung, die ich zusätzlich baue.
Was kostet Auftragseingang-Automatisierung?
Beratung rechne ich pro Stunde zu 120 € zzgl. USt. ab, die Projektumsetzung zum Festpreis. Typische Projekte starten im mittleren vierstelligen bis unteren fünfstelligen Bereich – abhängig von Eingangskanälen, Formatvielfalt und Anbindungsaufwand.
Welche Eingangskanäle deckt das ab?
E-Mail (mit Anhängen), Webshops, Webformulare, strukturierte und unstrukturierte PDFs, Scan und Fax über OCR, EDI-Nachrichten und API-Endpunkte. Mehrere Kanäle parallel sind die Regel.
Was passiert mit Sonderfällen, die sich nicht automatisieren lassen?
Sie landen sichtbar – nicht still im Postfach. Ziel ist: alles, was sauber durchläuft, läuft durch. Der Rest wird gezielt geprüft.
Wie schnell sehen wir Ergebnisse?
Erste prüfbare Teilstrecken – ein Eingangskanal oder ein Formattyp – in 3–4 Wochen. Größere Vorhaben werden in Etappen umgesetzt, jede mit eigenem, messbarem Stand.